Vos clients choisissent le jour de leur entretien, parmi ceux où votre technicien passe déjà près de chez eux.
Vous importez votre fichier clients une fois. Vaucanis calcule les jours où le technicien passe dans chaque secteur, et prépare pour chaque client un code à mettre dans votre courrier. Le client choisit son jour en ligne, et vous confirmez.
C’est fait pour les entreprises qui tiennent leurs entretiens sur un agenda papier ou un tableur. Si vous avez déjà un logiciel qui organise vos tournées, gardez-le.
Vous avez reçu un courrier avec un code ? Choisir mon entretien
Chaque automne, c’est la même chose.
Il faut appeler chaque client pour fixer son entretien, souvent le soir, et souvent plusieurs fois. Les rendez-vous se prennent au fil des appels : un client à Envermeu le matin, un autre à Offranville l’après-midi, et la route entre les deux.
Le jour venu, le code du portail, la chaudière au sous-sol ou les clés chez la voisine sont notés dans le carnet. Et le carnet est resté au bureau.
Cela vaut pour tout ce qui revient chaque année : les chaudières et les pompes à chaleur, le ramonage et les poêles, la climatisation, les adoucisseurs ou les micro-stations.
Comment ça se passe
Votre fichier, puis les tournées
Vous donnez l’export de votre logiciel ou votre tableur, en CSV ou en Excel, une seule fois. Vous voyez d’abord ce qui sera écrit, puis vous confirmez. Il remplit vos fiches clients et vos dossiers d’entretien : l’appareil, la date de la dernière visite, les contraintes et les notes d’accès. Un nouvel import complète les fiches, il n’en efface jamais. La première fois, on le fait ensemble.
Chaque adresse est placée sur la carte, et la précision est dite : au numéro, au centre de la rue ou de la commune. Le moteur regroupe ensuite les visites par secteur, sur les jours que vous réservez aux entretiens, depuis le point de départ du technicien. Il tient compte de la durée de chaque prestation, de vos horaires et de la pause, des jours fériés, et de ce qui est noté sur la fiche, comme « le matin seulement ». Ce qu’il ne sait pas placer, une durée inconnue ou une adresse introuvable, il le met « à voir », jamais au hasard. Les autres jours restent aux dépannages et aux poses.
Le courrier, et le choix du client
Vaucanis prépare pour chaque client un code personnel, un QR code et une adresse courte, dans un fichier pour votre publipostage ou en étiquettes à imprimer. Vous imprimez et vous postez vos courriers comme d’habitude. Un code est valable quatre mois, et refaire le courrier donne un code neuf : l’ancien ne mène plus à rien.
Votre client voit trois dates où le technicien passe déjà près de chez lui, et il peut en demander d’autres. Les créneaux sont recalculés à chaque ouverture, et vérifiés de nouveau au moment de réserver. La page n’affiche que son prénom et sa commune. S’il préfère, il demande à être rappelé : la demande arrive dans votre liste « À traiter ». Et s’il préfère téléphoner, Lucie lui répond comme à tous vos appels.
Dans votre agenda, puis sur la route
Le rendez-vous arrive dans votre agenda « à confirmer » ; en attendant, le créneau est tenu pour le client. Vous confirmez d’un clic. Le message de confirmation est préparé, et c’est vous qui le transmettez. La veille au soir, vous avez la liste du lendemain dans l’ordre de la tournée, à recopier sur l’agenda papier ou à imprimer. Si vous le voulez, elle arrive aussi par e-mail.
Le technicien voit sa journée sur son téléphone, une visite après l’autre : l’heure et la durée, la prestation et l’appareil, les notes d’accès de la fiche, et l’itinéraire d’un geste. L’adresse et le téléphone du client n’apparaissent que la veille, le jour et le lendemain de la visite, et il ne voit que ses rendez-vous.
Ce que Vaucanis ne fait pas
- Vaucanis n’envoie pas vos courriers : il prépare les codes, les QR codes et le fichier ; vous imprimez et vous postez.
- Lucie n’appelle pas vos clients pour fixer leur entretien : elle répond aux appels qui arrivent.
- Le message de confirmation au client est préparé, pas envoyé automatiquement.
- Les temps de route sont estimés à vol d’oiseau, avec une marge : ce n’est pas un calcul d’itinéraire.
- Si vous avez déjà un logiciel qui organise vos tournées, gardez-le : cette partie de Vaucanis est faite pour ceux qui n’en ont pas.
Je m’appelle Jules Aubin, et c’est moi que vous aurez au téléphone.
J’ai créé Vaucanis à Saint-Aubin-le-Cauf, près de Dieppe. Avant, j’ai travaillé dans la banque, puis dans l’environnement et les télécoms.
Vous n’aurez qu’un seul interlocuteur. Je fais la mise en place avec vous, et c’est moi qui vous suis ensuite. Quand vous appelez le 07 69 21 97 43, c’est moi qui décroche.
Vos questions sur les entretiens
Vaucanis envoie-t-il le courrier à ma place ?
Non. Vaucanis prépare pour chaque client son code, son QR code et son adresse courte, dans un fichier pour votre publipostage ou en étiquettes à imprimer. Vous imprimez et postez vos courriers comme d’habitude.
Et si un client n’a pas Internet ?
Il vous appelle, comme avant. Si vous ne pouvez pas décrocher, Lucie lui répond et vous laisse sa demande ; vous fixez le jour avec lui.
Les rendez-vous pris en ligne sont-ils définitifs ?
Pas tant que vous ne l’avez pas décidé. Par défaut, ils arrivent dans votre agenda « à confirmer », le créneau est tenu en attendant, et vous confirmez d’un clic. Si vous le préférez, ils peuvent être confirmés d’office : cela se règle à la mise en service.
Que voit la personne qui trouve un courrier égaré ?
Presque rien. La page n’affiche que le prénom et la commune, pour que votre client se reconnaisse : jamais son nom, sa rue ni son téléphone. Le code expire après quatre mois, et un nouveau courrier annule l’ancien.
Où vont les adresses de mes clients ?
Pour les placer sur la carte, nous utilisons le fichier public de la Base Adresse Nationale de votre département, lu sur notre serveur : seul le numéro du département est demandé, jamais une adresse.
J’ai déjà un logiciel de planning. Ça me sert ?
Si votre logiciel organise déjà vos tournées, gardez-le : la partie entretiens de Vaucanis est faite pour les entreprises qui n’en ont pas, et qui tiennent leurs entretiens sur un agenda papier ou un tableur. Lucie, elle, répond à vos appels quel que soit votre outil.
Lucie appelle-t-elle mes clients ?
Non. Aujourd’hui, Lucie répond aux appels qui arrivent ; elle n’appelle pas vos clients pour fixer leur entretien.
Et pour vos appels ? Lucie répond quand vous ne pouvez pas.
Votre prochain client appelle peut-être maintenant.
Deux façons de voir ce que Vaucanis ferait chez vous, pour vos appels comme pour vos entretiens. Aucune ne vous engage.
Une question avant ? Jules répond au 07 69 21 97 43 ou à contact@vaucanis.fr.