Politique de confidentialité

• Vaucanis est RESPONSABLE du traitement pour les données de ses propres clients professionnels (contrat, facturation, accès au portail) et pour les visiteurs du site vaucanis.fr. → articles 2 à 7.
• Vaucanis est SOUS-TRAITANT (art. 28 RGPD) pour les données des personnes qui appellent ou écrivent à l'un de ses clients professionnels. Le responsable, dans ce cas, est l'entreprise que vous avez contactée. → articles 8 à 10.
• Vaucanis est également RESPONSABLE du traitement lorsque vous, professionnel utilisateur de l'espace client, vous connectez avec votre compte Google ou reliez votre agenda Google ou Outlook. → articles 12 et 13.

Identité du responsable :

Jules Aubin EI
19 rue du Val Fouque, 76510 Saint-Aubin-le-Cauf
SIRET : 993 691 476 00010
Contact RGPD : rgpd@vaucanis.fr

En bref : toutes les durées de conservation, chez nous et chez nos prestataires, sont réunies dans un tableau à l'article 17 ; la façon d'exercer vos droits, à l'article 18. La liste détaillée de nos prestataires est sur la page sous-traitants.

• Identification du client professionnel : nom, prénom, raison sociale, SIRET
• Coordonnées : e-mail, téléphone, adresse
• Gestion du compte : identifiants de connexion, journaux d'accès au portail
• Facturation : contrat, mandat SEPA, factures
• Visiteurs du site : cookies techniques, adresse IP ; pour la mesure d'audience, pages publiques vues et gestes de parcours, avec une adresse IP tronquée → article 14
• Personnes qui réservent une démo : nom, e-mail, téléphone, format choisi (téléphone ou visio), créneau et message éventuel
• Services connectés, si vous les activez : informations reçues de Google lorsque vous vous connectez avec Google, plages occupées de l'agenda que vous reliez → articles 12 et 13

• Conclusion et exécution du contrat de prestation
• Facturation, recouvrement, gestion des impayés
• Ouverture et sécurisation de l'accès au portail
• Assistance et support
• Fonctionnement du site vaucanis.fr
• Mesure d'audience du site : fréquentation, pages lues, étapes où un parcours bloque → article 14
• Organisation des démonstrations demandées sur le site : confirmation, rappel, déplacement ou annulation

• Données des clients actifs : durée du contrat + 3 ans
• Journal d'audit des contrats : 5 ans après la fin du contrat (art. L. 110-4 du Code de commerce)
• Données de facturation : 10 ans après la clôture de l'exercice (obligation comptable)
• Journaux des appels, des webhooks et métriques : 12 mois
• Réservations de démonstration : 12 mois après la réservation, puis effacement automatique de notre base. L'événement de l'agenda est supprimé si la démo est annulée ; une fois la démo passée, il est effacé de l'agenda de Jules Aubin au plus tard 12 mois après la démo (Jules Aubin le supprime lui-même : ce n'est pas encore automatique), ou plus tôt sur simple demande à l'adresse ci-dessus

Les données de gestion sont hébergées chez les prestataires listés à l'annexe vaucanis.fr/sous-traitants.

Transferts hors de l'Union européenne. Plusieurs prestataires sont établis aux États-Unis (ElevenLabs, Twilio, Resend, Vercel, Anthropic, et Google ou OpenAI pour les modèles de langage) ; la base de données reste dans l'Union européenne. La liste, les pays et les garanties de chacun sont sur la page sous-traitants.

S'y ajoute, pour les visiteurs du site uniquement :

S'y ajoute, pour nos clients professionnels et leur facturation uniquement :

Accès (art. 15), rectification (art. 16), effacement (art. 17), portabilité (art. 20), opposition (art. 21), limitation (art. 18).

Contact : rgpd@vaucanis.fr, avec une réponse sous un mois. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Données traitées pour son compte : nom ou prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, motif de la demande, objet concerné (le cas échéant le véhicule ou l'équipement), date et heure de rendez-vous, contenu des messages reçus, transcription de la conversation, résumé produit par IA, données de facturation vous concernant, avis déposés.

Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est sciemment collectée. Aucune géolocalisation de personne n'est effectuée.

Pendant l'appel, le texte de la conversation est traité par le modèle de langage réglé sur l'agent de l'entreprise : Gemini (Google LLC) ou GPT (OpenAI, L.L.C.), appelés par notre fournisseur vocal ElevenLabs, aux États-Unis. La liste complète est sur la page sous-traitants.

Si vous ne voulez pas que votre appel soit transcrit, vous pouvez raccrocher et écrire directement à l'entreprise, ou demander à Lucie de noter seulement votre numéro pour que l'entreprise vous rappelle. Ce qui a déjà été dit reste dans la transcription de l'appel, gardée selon les durées ci-dessus ; vous pouvez en demander l'effacement (article 10).

Adressez-vous d'abord à l'entreprise que vous avez contactée : c'est elle qui décide de ces traitements et qui doit vous répondre.

Si vous ne parvenez pas à l'identifier, écrivez à rgpd@vaucanis.fr : nous transmettrons votre demande au responsable concerné et l'assisterons techniquement. Nous ne pouvons pas y répondre à sa place.

Pour ne plus être recontacté par SMS, répondez STOP à l'un des messages reçus : l'opposition est enregistrée immédiatement et vaut pour tous les envois automatisés.

Le service repose sur des systèmes d'intelligence artificielle. Conformément à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689, qui s'applique depuis le 2 août 2026, vous êtes informé de la nature artificielle de votre interlocuteur dès le début de chaque appel, et les messages écrits envoyés automatiquement portent une mention équivalente.

Une décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est jamais prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé : l'entreprise que vous avez contactée reste décisionnaire.

Ce que nous recevons de Google, uniquement lorsque vous choisissez « Continuer avec Google » et l'acceptez sur l'écran de Google : votre adresse e-mail et l'indication qu'elle est vérifiée, votre nom tel qu'il figure dans votre compte Google, l'adresse de votre photo de profil et l'identifiant technique de votre compte Google (autorisations « openid », « email » et « profile »). Nous n'avons accès ni à votre mot de passe Google, ni à vos e-mails, ni à vos documents, ni à vos contacts, ni à votre agenda : la lecture d'un agenda est une autorisation distincte, décrite à l'article 13.

Finalité : vous identifier et ouvrir votre session sur votre espace client. Votre adresse e-mail sert à retrouver le compte client auquel vous êtes rattaché. Votre nom et l'adresse de votre photo sont enregistrés avec votre compte par notre prestataire d'authentification, mais ne sont ni affichés ni réutilisés par le service.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) : l'accès à l'espace client fait partie du service.

Si vous n'êtes pas client : une connexion avec un compte Google qui ne correspond à aucun client n'ouvre aucun espace et ne donne accès à aucune donnée. Si un compte technique a été créé à cette occasion, il est supprimé lors du nettoyage des comptes sans espace client, ou plus tôt sur simple demande à rgpd@vaucanis.fr.

Conservation : tant que votre compte existe ; ces informations sont supprimées avec lui (durées de l'article 5).

Où : l'authentification et la base de données sont assurées par Supabase, avec un hébergement dans l'Union européenne (Irlande) ; voir l'annexe des sous-traitants. Vaucanis ne transmet à Google aucune donnée vous concernant : c'est vous qui vous identifiez auprès de Google, qui traite cette connexion selon ses propres règles de confidentialité.

Retirer l'accès : depuis votre compte Google, rubrique « Applications et services tiers » (myaccount.google.com/connections). Vous pourrez toujours vous connecter avec votre adresse e-mail et votre mot de passe, que la page de connexion permet de réinitialiser. Vos droits sont ceux de l'article 7.

Ce que nous lisons : uniquement les plages occupées de votre agenda principal, c'est-à-dire l'heure de début et l'heure de fin, de la veille jusqu'à 31 jours à venir. Nous ne lisons ni le titre, ni la description, ni le lieu, ni les participants, ni les pièces jointes de vos rendez-vous.

• Google Agenda : une seule autorisation, « https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy » (afficher vos disponibilités dans vos agendas). Avec elle, Google ne renvoie que des intervalles « occupé » : le détail de vos événements ne nous parvient pas.
• Outlook : autorisations « Calendars.ReadBasic » et « offline_access », les plus étroites que Microsoft propose à la fois aux comptes professionnels et personnels. Vaucanis ne demande que le début, la fin, la disponibilité affichée (occupé, provisoire, absent, libre) et l'annulation de chaque événement, et n'enregistre rien d'autre.

Finalité, et aucune autre : ne pas proposer à vos clients, au téléphone par Lucie ou depuis votre espace, un créneau où vous êtes déjà pris ; et afficher ces plages « Occupé » dans l'agenda de votre espace, à vous et aux membres de votre équipe qui y ont accès. Les plages occupées ne sont transmises à aucun tiers, pas même à l'agent vocal : seuls les créneaux restés libres sont proposés, et votre client apprend seulement qu'un créneau est disponible ou non, jamais pourquoi. Ces données ne servent jamais à la publicité, au profilage, ni à créer, entraîner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle, et ne sont ni vendues ni cédées.

Accès humain : l'équipe Vaucanis ne consulte pas ces plages, sauf à votre demande pour vous assister, ou lorsque la sécurité du service ou une obligation légale l'exige.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) : c'est une fonction du service, que vous activez vous-même. L'autorisation donnée sur l'écran de Google ou de Microsoft est la condition technique de cette lecture ; vous pouvez la retirer à tout moment.

Conservation :

• plages occupées : en mémoire seulement, 2 minutes au plus, le temps de calculer les créneaux ; jamais enregistrées en base de données ni dans les journaux ;
• jeton d'accès (valable environ une heure) : en mémoire seulement ;
• jeton de rafraîchissement, qui permet de relire vos plages occupées sans vous redemander l'autorisation : chiffré, conservé jusqu'à ce que vous déliiez votre agenda ou jusqu'à la suppression de votre compte client ; avec lui, la date de la liaison, la date de la dernière lecture et, le cas échéant, un code d'erreur technique.

Sécurité : le jeton de rafraîchissement est chiffré (Fernet : AES-128 et HMAC-SHA256) avec une clé détenue uniquement par le serveur applicatif. Il n'est jamais affiché, jamais renvoyé à votre navigateur, jamais écrit dans les journaux, et la table qui le contient n'est accessible qu'au serveur. Les échanges avec Google et Microsoft sont chiffrés (HTTPS). La liaison est protégée contre la falsification : paramètre signé, à usage unique et rattaché à votre session, et échange PKCE.

Où : serveur applicatif chez Railway (Union européenne, Pays-Bas) et base de données chez Supabase (Union européenne, Irlande) ; voir l'annexe des sous-traitants. Google et Microsoft sont vos fournisseurs d'agenda : nous lisons chez eux, à votre demande, sans rien leur confier ; ils ne sont pas nos sous-traitants.

Délier, à tout moment : dans votre espace, Mon entreprise › Agendas reliés, bouton « Délier ». Pour Google, Vaucanis révoque l'autorisation auprès de Google puis supprime le jeton. Pour Outlook, Microsoft ne permet pas cette révocation à distance : nous supprimons le jeton, et vous retirez l'autorisation dans votre compte Microsoft (rubrique « Applications et services »). Vous pouvez aussi retirer l'accès directement depuis votre compte Google (myaccount.google.com/connections) : la lecture s'arrête, l'écran l'indique, et « Délier » supprime alors le jeton devenu inutile. Vos autres droits sont ceux de l'article 7.

Le site garde dans votre navigateur ce qui est nécessaire à son fonctionnement, et les cookies d'une mesure d'audience anonyme. Aucun cookie publicitaire. Les deux sont dispensés de consentement (art. 82 de la loi Informatique et Libertés, directive ePrivacy art. 5.3).

La mesure d'audience : l'outil est Matomo Cloud, édité par InnoCraft (article 6), réglé selon les conditions de la CNIL pour une mesure dispensée de consentement. Il compte les pages publiques vues et quelques gestes (ouvrir la réservation d'une démo, demander l'appel de démonstration, ouvrir une question), pour connaître la fréquentation du site et voir où un parcours bloque. Il ne reçoit ni nom, ni e-mail, ni numéro, ni le contenu d'un formulaire, ni les pages de votre espace ou ouvertes par un lien personnel. Votre adresse IP est tronquée de deux octets avant d'être enregistrée ; de l'origine de la visite, seul le nom du site est gardé. Aucun profil n'est construit, aucune donnée n'est croisée avec une autre source, et les statistiques ne sont consultées que regroupées. Durées : 13 mois au plus pour le cookie de mesure, 25 mois au plus pour les statistiques (article 17).

Vous y opposer : un clic sur la page vaucanis.fr/mesure-audience. Vos visites ne sont alors plus comptées sur ce navigateur, et le script de mesure n'y est même plus chargé.

Les liens de nos courriers et e-mails passent parfois par une adresse vaucanis.fr/go/… : le serveur y compte le nombre de clics par campagne, sans cookie et sans garder votre adresse IP, puis vous mène à la page. Le détail des traceurs est sur la page cookies.

Toute modification substantielle est notifiée par e-mail avec un préavis de 30 jours. La version en vigueur est consultable à l'adresse vaucanis.fr/politique-confidentialite.

Vaucanis présente son service à des entreprises, surtout artisanales, par téléphone, par e-mail et par courrier. Il présente aussi un partenariat aux agences et consultants qui accompagnent des artisans. Vaucanis est responsable de ce traitement.

Données utilisées : raison sociale, activité, adresse et téléphone professionnels, nom du dirigeant, et l'adresse e-mail que l'entreprise publie ; pour les agences et consultants qui accompagnent des artisans, le nom et l'adresse e-mail publiés sur leur site. Origine : le répertoire public des entreprises (Sirene, Insee), l'annuaire public des entreprises RGE (ADEME) et le site internet de l'entreprise ou de l'agence. Ces sources sont publiques.

Finalité et base légale : présenter Vaucanis et proposer une démonstration, sur le fondement de l'intérêt légitime de Vaucanis à faire connaître son service aux professionnels (art. 6.1.f du RGPD). Chaque message porte sur l'activité professionnelle de son destinataire.

Démonstration : elle se fait uniquement par rappel, à votre demande ; on ne peut plus appeler le numéro de démonstration. L'appel est transcrit, la voix n'est pas enregistrée. Si vous saisissez le code de votre lettre, Lucie se présente au nom de votre entreprise. Les SMS de démonstration ne partent qu'avec votre accord, donné pendant l'appel.

Essai par rappel : si vous demandez sur le site que Lucie vous appelle, nous utilisons le numéro de portable que vous saisissez pour vous envoyer un code, puis pour vous appeler depuis le numéro de démonstration de Vaucanis, et, si vous le demandez pendant l'appel, pour les SMS de démonstration. Base légale : votre demande (mesures prises à votre demande, art. 6.1.b du RGPD). L'appel est transcrit, la voix n'est pas enregistrée. Où reste votre numéro, et combien de temps : chez ElevenLabs, avec la transcription de l'appel, 30 jours ; chez Twilio, notre opérateur, dans le journal des SMS et des appels de notre compte, aussi longtemps que Twilio le garde (nous pouvons l'en effacer sur demande) ; dans nos demandes de contact, 12 mois, seulement si vous demandez à Jules de vous rappeler. Chez Vaucanis, la preuve de votre demande (date et heure, version du texte affiché, et une empreinte pseudonymisée de votre numéro et de votre adresse IP, calculée avec une clé secrète que seul Vaucanis détient) est gardée 12 mois. Votre numéro ne sert à aucune autre prospection : Jules ne vous rappelle que si vous le demandez pendant l'appel.

Destinataires : Vaucanis, la personne qui prospecte pour son compte (prestataire indépendant tenu à la confidentialité), et les prestataires techniques qui acheminent les e-mails, les appels et les SMS, dans les conditions décrites à l'article 6.

Durée : trois ans après la dernière activité sur la fiche de votre entreprise (un échange, une mise à jour, un rappel convenu), puis suppression. Si vous vous opposez, la fiche est gardée avec la mention de votre opposition, pour ne plus vous contacter.

Vous opposer, à tout moment et sans frais : le bouton « Ne plus recevoir de courrier » sur la page indiquée dans la lettre, le lien de désinscription de chaque e-mail, une simple demande au téléphone, ou un e-mail à rgpd@vaucanis.fr. Plus aucun message, appel ni courrier ne vous est alors adressé. Vos autres droits (accès, rectification, effacement, réclamation auprès de la CNIL) sont décrits aux articles 7 et 18.

Recommandation par un apporteur d'affaires : une personne qui vous connaît (un apporteur d'affaires indépendant, qui ne négocie ni ne conclut au nom de Vaucanis) peut nous transmettre le nom de votre entreprise, votre nom, votre téléphone et votre e-mail, après avoir attesté que vous en étiez d'accord. Origine : cette personne. Finalité et base légale : vous présenter l'offre de Vaucanis, sur le fondement de l'intérêt légitime de Vaucanis (art. 6.1.f du RGPD) et de votre accord donné à l'apporteur. Le premier message que vous recevez dit d'où viennent vos coordonnées. Durée : si aucune offre n'a été préparée ni envoyée dans les 30 jours, la fiche est effacée ; sinon, les règles de la prospection ci-dessus s'appliquent (trois ans sans suite). Vous pouvez vous opposer et exercer vos droits comme indiqué ci-dessus.

La colonne « Comment » dit qui supprime : automatique, une tâche du serveur supprime chaque nuit ce qui a dépassé la durée ; à l'échéance, Vaucanis supprime lui-même à la date indiquée ou à la clôture du compte ; pas encore automatique, la durée est fixée mais la suppression automatique est en préparation : d'ici là, ces données peuvent rester un peu plus longtemps. Une demande d'effacement (article 18) supprime plus tôt. La voix n'est jamais enregistrée, nulle part.

Le détail de chaque prestataire (rôle, données, pays, garanties) est sur la page sous-traitants.

Vos droits : accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, et définition de directives sur le sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés). L'exercice de ces droits est gratuit.

À qui écrire : si vous avez appelé ou écrit à une entreprise qui utilise Vaucanis, à cette entreprise d'abord (article 10) ; dans tous les autres cas, à Vaucanis, rgpd@vaucanis.fr, ou par courrier à l'adresse de l'article 1.

Ce qu'il faut indiquer : le droit que vous exercez et ce qui permet de retrouver vos données (numéro de téléphone, adresse e-mail). Nous ne demandons une pièce d'identité qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité (art. 12.6 du RGPD).

Délai : réponse sous un mois. Pour une demande complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous le disons alors dans le premier mois (art. 12.3).

Ce que fait un effacement : les données sont supprimées du service sans attendre les durées de l'article 17. Chez ElevenLabs, la transcription disparaît d'elle-même au plus tard 30 jours après l'appel. Chez Twilio, le contenu des SMS n'est pas encore supprimé automatiquement (article 17) : nous le supprimons sur votre demande. Nous gardons ce que la loi impose (factures, preuve d'un contrat) et la trace de votre opposition, pour ne plus vous contacter.

Sans écrire : répondez STOP à un SMS, cliquez sur le lien de désinscription d'un e-mail, ou, pour un agenda relié, utilisez le bouton « Délier » de votre espace.

Réclamation : vous pouvez saisir la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur cnil.fr.