Entretien annuel de la chaudière : ce que dit la règle, et comment l’organiser

Chaque automne, la même question revient au téléphone : « Il faut vraiment la faire tous les ans ? » La réponse est oui, et la règle est plus précise qu’on ne le croit. Elle fixe qui doit faire entretenir l’appareil, ce que la visite contient et ce que le professionnel remet à la fin. Le reste, c’est-à-dire réussir à voir tous ses clients dans l’année, c’est votre organisation.

Ce que dit la règle

Les chaudières au fioul, au gaz, au bois, au charbon ou multicombustible d’une puissance comprise entre 4 et 400 kW doivent être entretenues chaque année civile. Après une première installation ou un remplacement, le premier entretien a lieu au plus tard l’année civile suivante.

Ces obligations viennent des articles R224-41-4 à R224-41-9 du code de l’environnement et de l’arrêté du 15 septembre 2009. La fiche officielle de service-public.gouv.fr les résume pour les particuliers : c’est le lien à envoyer à un client qui doute.

Qui doit s’en occuper

• Dans un logement loué, l’entretien est à la charge du locataire, sauf si le bail prévoit que le bailleur s’en occupe.
• Pour une chaudière collective, c’est au propriétaire de l’immeuble ou au syndicat des copropriétaires.
• Dans tous les cas, l’entretien est fait par un chauffagiste qualifié, que le client choisit librement.

Au téléphone, poser la question tout de suite évite un rendez-vous pour rien : êtes-vous locataire ou propriétaire, et que dit votre bail ?

Ce que contient la visite

La visite ne se limite pas à un coup d’œil. Elle comprend :

1. la vérification de la chaudière ;
2. son nettoyage et son réglage, si nécessaire ;
3. l’évaluation de son rendement ;
4. la mesure des émissions de polluants, dont le monoxyde de carbone.

L’attestation d’entretien

Le professionnel remet une attestation d’entretien dans les 15 jours qui suivent la visite. Elle peut être envoyée par voie dématérialisée. Votre client la conserve au moins 2 ans : il peut en avoir besoin face à son bailleur ou à son assureur.

Remplir les tournées sans courir après les clients

L’obligation est celle de votre client. La difficulté, elle, est pour vous : voir tout le monde dans l’année, sans traverser le département trois fois dans la même journée et sans passer vos soirées au téléphone. Quatre habitudes changent tout.

1. Un fichier à jour. Pour chaque client : l’adresse, l’appareil, la date du dernier entretien. Sans lui, tout le reste est de la mémoire.
2. Des jours par secteur. Proposez aux clients d’une même commune les jours où vous y passez déjà, plutôt que des dates prises au hasard.
3. Un courrier qui laisse choisir. Le client répond quand il a son agenda sous les yeux, pas quand vous appelez au mauvais moment.
4. Des relances choisies. Ne relancez que ceux qui n’ont pas répondu, et jamais une personne qui a demandé à ne plus être recontactée.

Ce que fait Vaucanis

Pour les entretiens annuels, Vaucanis prépare pour chaque client un code et un QR code à glisser dans le courrier. Le client choisit son jour en ligne, parmi les jours où le technicien passe déjà dans son secteur, et vous confirmez.

Sur la fiche d’un client dont le dernier rendez-vous date d’environ un an, l’écran vous propose de penser à l’entretien annuel. Rien n’est envoyé tout seul, et jamais à une personne opposée : une personne qui demande à ne plus être recontactée est enregistrée comme opposée, et cette opposition est respectée.

Le détail, étape par étape : les entretiens annuels avec Vaucanis.